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49月/120

办公文件命名规范

对一般办公文件来言,规范文件、文件夹命名如下。

一、文件的命名规范

文件命名的结构:项目命名词(或项目编号)_文件命名词_日期_V版本号.文件后缀

例如:Doc_PCPIS Proposal_20101112_V1.0.doc

文件名称由四部分组成:第一部分为项目名称或编号,第二部分为文件的描述,第三部分为当前文件的日期,第四部分为文件阶段标识加文件后缀。

    如果是同一版本同一阶段的文件修改过两次以上,则在版本标识后面加以数字标识,每次修改数字加1; 当有多人同时提交同一份文件时,可以在版本标识的后面加入人名或缩写来区别。

二、文件夹的命名规范

标准的文件夹命名结构:文件夹名称_日期_日期。

举个文件夹命名例子:Prj_PC PIS Project_20101112_。第二个下划线后为空,等待工作结束时,添加工作结束的日期。

经过这样的命名,首先自己通过建立文件夹把文件进行整理和分类,便于自己的查找和使用;其次,在使用Windows的查找或者其他查询工具(如Everything)搜索的时候,会比较方便容易的查询出想要的文件;更重要的是,培养自己整理文件的习惯,四是可以知道文件的操作日期,这个日期可以是创建日期、修改日期。

为了更好的整理自己的文件,可增加了几个特殊的符号,用于标识不同状态的文件:

1、!(叹号)——标注重要的文件或者文件夹

2、#(井号)——标注等待处理的文件或者文件夹

3、@(@号)——标注正在处理的文件或者文件夹

对那些处理完毕的文件,应该放在合适的文件夹当中,因此不作特殊符号的标注。这些符号的使用,是作为文件命名的首字应用,如此一个文件夹中,标注特殊符号的文件会排列在一块,查找和使用起来会比较方便。

三、电脑桌面的清理

电脑系统里增加新的文件时,先把文件放在桌面,然后对收集的新文件进行处理,处理完成后,归档到不同的文件夹当中。如果需要持续多天进行处理的话,就一直放在桌面,直到处理完成。文件处理的过程,就相当于清理桌面的过程。

桌面的清理,每天都要进行,尽可能的把堆在桌面的文件清理掉。这些文件一般有两个归属,那些没什么价值的文件,直接删除;那些有些价值的文件,处理完毕后,归档到不同的文件夹当中。处理中的、待处理的文件,就堆砌在桌面之上,随时的警告自己,要尽快的处理,留给自己一个清洁的桌面。

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