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电子邮件的艺术

产品经理没有 行政意义上的权利和上下级隶属关系,要推动产品的发展,很大程度上靠协调能力和情商,鼓舞兄弟们认可一个共同的愿景,为产品成功而群策群力。电子邮件是现 代企业,特别是互联网企业、外企最常用的沟通手段。电子邮件在外企职场,真的可以说是“运用之妙,存乎一心”,语气、措辞、发送、抄送,无数微妙之处都是 考验一个产品经理是否称职,合格的产品经理应该懂得如何把最基本的沟通工具应用到极致和得心应手。

人与人之间的沟通方式包含了面对面,电话,电子邮件和即时消息,便条和信件,正式 的报告和公告。上述几种方式能够起到的作用决定于下面三个特征:第一,确保双方信息交换同步进行;第二,确保信息的反馈快速双向;第三,确保沟通中根据对 方实际情况进行信息传递。

 

越来越多的人无论在工作中还是在生活中都采用了电子邮件的方式从而取代了原先的书 信往来。然而电子邮件所具有的快速和简便的自然属性同时也潜在地带来许多容易犯下的错误。从上面列举的三大特征中,我们可以看到电子邮件的沟通方式可能带 来的弊端。而这些弊端引起的错误也许是无意的,但可能造成的损失却是巨大的,轻易地点击发送按钮有可能毁灭的是你的职业生涯。下面就谈谈电子邮件往来中什 么是该做的,什么是不该做的。

 

该做的:

1.邮件主题一栏应该是整个邮件内容的概括。而太多的人在这一栏内往往空缺,也为 以后的索引带来不便。

2.电子邮件内容应该简短,达意,建议用点句的形式,避免长篇大论。

3.邮件的开头应该用称呼语,同时在结尾要用适当的敬语。经常阅读到其他部门转发 的邮件,从前面看起,发现高一级的经理给下属的邮件常常缺失称呼和敬语,但给更高一级的上级时却都没有遗漏,这种行为是为人所不齿的。有时候也收到其他部 门员工发来的邮件要求就某事配合,只有表达内容的几句话,连个称呼和谢谢都没有,这种邮件极其没有礼貌,估计这样的员工如果提升为经理后就会出现只对上级 尊重而对下属特拽的德性了。电子邮件其实是书信的一种替换,其作用,格式即使再怎么变,但人与人之间的尊重还是不能改变的。切记你的行为应该礼貌,尊重对 方。

4.如果你的事情很紧急,应该在邮件中给出答复的时间底线,但要注意语气,没有人 喜欢被命令,每个人都有自尊,尤其对于同级别的同事。

5.一定注意你写邮件时的心情,保持平和的心态,尤其是工作邮件,尤其是跨部门合 作的邮件。

6.看到攻击你的邮件,最好的方式是拿起电话,或者面对面的进行沟通。这是你为人 的宽容和豁达。

7.合理使用抄送,尤其是密件抄送。你是需要解决问题,但何必一定要抄送他或者你 的上级呢?是否有种威胁的味道?

8.对于中国员工写英文邮件,避免使用生僻单词,有些词汇字典中的解释与中文一 样,但原意却大相径庭。由于中文和英文的构造不同,中文是可以猜的,而英文你没看到过,就是不知道其中的含义,尤其对于老外,其学历很大程度上决定了其单 词量的识别程度。

9.新员工入司后,尤其对于国际性公司,可能会与国外有沟通,请先让你的上司先写 个邮件通知国外的联系者,然后你再联系。或者在你发邮件之前给你的上司过目一下。

10.打开语法和拼写检查的功能,语法错误容易让对方产生歧义,错别字的出现表明 了你的态度认真与否。

11.电子邮件可以用来组织会议,概括会议内容,总结讨论的结果,然后给所有与会 人员。

12.使用“离开办公室”的功能,让对方知道你的状态,比如出差,以便对方采用另 外的沟通方式,避免引起误会。

13.尽量在同一天(不要隔夜)回复对方的邮件,以免对方苦苦等待,或者猜测。

14.在你点击发送邮件前请仔细,反复阅读你邮件的内容。

 

不该做的:

1.用电子邮件嘲笑你的上司或者责问你的同事。

2.对邮件的内容过于随意。除非你想让你邮件的内容在当天见诸报端或者电视,广 播。

3.利用邮件展开一场战争或者让战争持续。在邮件中要避免传达个人的愤怒和感情, 不要意图通过邮件一定要制对方于死地。一些重要的,复杂的,难以沟通的,牵涉个人的信息最好通过面对面的沟通或者电话。邮件战争在公司中司空见惯,满腔怒 火,挖空心思,甚至用一天的时间就为了一个邮件是愚蠢的。记住,邮件一定要避免泼妇骂街,即使你认为自己很客观,但字里行间一定会透露出一种心情的,你的 上司也是从坎坷中走过来的,他看你的邮件就如老师看小学生作弊一样的一目了然。最终的结果一般是各打五十大板。

4.将邮件发给全世界的人。这会将战争升级,矛盾公开化,这对你的职业前景极为不 利,没有一个经理会愿意面对这样的下属的。

5.用一些不敬的语言。这会让彼此之间甚至周围的人都很难堪,同时也会对你所要表 达的观点产生太多的误解。

 

当然,在我们日常的工作中经常也碰到如下两种的情况:

一种情况:你的上级从来不以邮件的方式告知他的决定,而代之以口头的方式,原因一 般两种,一种是对其决定的事情没有自信,另一种是要你做的事情违反公司规定,道德行为或者法律。以免落下书面证据。

另一种情况:老外给你的邮件一般都是要求你当夜回复,如果没有回复,那么就是接二 连三,甚至抄送你的上级,他的上级。而你一旦有急事找他,那么你一般会等到花儿也谢了。原因一般两种:一种是他在度假,尤其是欧洲人,另一种是每个老外都 把自己当成你的上司。嗬嗬,浅见薄识,见笑了。

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