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归档文件整理

什么是归档文件整理

归档文件的整理,是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

归档文件的整理单位是件。一般以每份文件为一件;文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复印件为一件;转发文与被转发文为一件;来文与复文为一件;请示与批复,报告与批复等为一件;报表、名册、图表等可按其本来的装订方法一册(本)为一件。

归档文件收集归档

以“件”为单位整理档案,容易给人造成错觉,好象只有带文号的红头文件,才是整理归档的范围,其他没有文号,不是红头的文件,容易被忽视和遗忘。因此,要使以“件”为单位整理出的档案齐全、完整、准确,就必须做好收集工作,一是按归档制度进行收集,二是平时收集。

1、收集的主要内容:、零散文件的收集。是指分散在单位、领导人、业务人员手中的文件、资料;“帐外”文件的收集。是指未经过文书部门登记,在收发文簿上无“帐”可查的文件。如本单位召开的各种会议材料、汇报材料、经验材料等;领导和有关人员外出开会带回来的材料;外单位直接寄给单位领导的文件或直接寄给本部门有关人员的材料;本部门内部各种规章制度、办法和统计数字,各种专业档案等。

这是传统的整理档案前的准备工作,在以“件”为单位整理档案的过程中,也可在年终或第二年初进行收集,这样才能保证整理出来的档案齐全和完整,真实地反映机关历史和发展的全貌。

2、办结即归制

“办结即归”即文件办理完毕后,由文档人员按归档文件的要求和平时文件分类、归档类目对文件进行及时加盖归档章、填写年代、全宗号、类目(机构问题)、保管期限和文件编页号后,归入文件所在的盒内的过程。

“办结即归”“随办随归”,具体地讲就是文档人员在平时文件归档工作中,将办理完毕的文件随时整理,其步骤是拆掉文件上的金属物,加盖归档章,并填写归档章中的项目(全宗号、年度、机构或问题、保管期限、文件编号)五项内容,编写文件页号,归入相应的文件盒。整个过程只需2-3分钟,这样做有利于减少年终文件的积存,减轻年终整理归档的工作压力,把年终整理工作分解到平时文件归档中,是一种多快好省的归档方法。能极大地提高机关和文档人员的工作效率,是机关单位目前和今后推广的有效归档方法。

归档文件装订

文件收集齐全后,即可将单份文件,也就是自然件,装订成件。装订的办法,目前采用不锈钢钉书针装订方法。

以上所说的“单份文件”还应包括以下情况。

1、文件正本与定稿一般应作为一件;定稿过厚不易装订,也可单独作为一件;重要文件需保留不同稿本(历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿)等,可将正本与各次稿各为一件。

2、正文与附件一般为一件;如果附件数量较多,或者太厚不易装订,也可各为一件。

3、正文与文件处理单(表、拟办单、发文底稿、签发单等)应作为一件。

4、原件与复制件(复印件和抄件等)应作为一件。

5、报表、名册、图册等,应按其本来的装订方式,一册(本)作为一件。

6、转发文与被转发文应作为一件。

7、来文与复文可为一件。这是一种比较特殊的规定。是对联系密切的来往文件材料的概括性表述,也包括“去文与复文”,从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等。

8、会议文件。会议文件原则上要求按“问题”分别装订。如人代会、党代会的通知、议程、主席团名单、决议、工作报告、讲话、表彰、候选人名单、选举结果等匀应按“件”归档装订,不应装订成一卷。

专业会议:如通知、报告、讲话、表彰决定、总结报告等也应按“件”装订。

这里要注意的是“为一件”是指实体上装订在一起,编目时也只体现为一个条目。在归档文件的整理中,绝大部分归档文件是以自然件(即单份文件)的形式出现;而需要重新界定的件,只是为了方便整理和利用需要的一种补充形式。在实际操作中,界定“件”既要有原则性,又要有灵活性,兼顾到简化整理与便予检索。

9、文件修整,为保证档案能够长期保存和有效提供利用,装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。

修裱破损文件

复制文体字迹已模糊或易褪变的文件,包括对纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等字迹材料形成的文件材料以及传真件等进行复印。

超大纸张折叠。标准为国际标准A4型或16K

去除金属物。(回形针、大头针、钉书针)

10、装订文件,文件装订时应注意的方面:首先必须对文件进行排序。一般来说,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后。装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐,便予将来翻阅利用,采用左边装订,应将下侧和右边对齐。

归档文件分类

文件的分类是进行归档文件整理时的第二个步骤。即:指所有的归档文件,按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面的异同,分门别类地组放在一起,使所有的归档文件构成一个有机整体的过程。

分类的意义有两条:

保持归档文件之间的有机联系,为今后查找和利用提供便利。

为归档文件的编目、保管打下良好的基础。

将分类做为归档文件整理过程中首先进行的环节,是后续环节的基础。如果归档文件实体不经过分类而直接进行后续环节,必然影响整理工作其它环节的开展和档案的保管、利用工作。如果一个立档单位的所有档案没有经过分类,那么档案之间的历史联系必然得不到充分体现,排列结果也不能准确地反映单位各项职能活动的历史面貌。没有分类的归档文件整理一定是不科学的整理,因此,分类又是归档文件整理的必要环节。

分类的方法

分类的方法有二种,即年度—保管期限分类法和年度—机构—保管期限分类法。

①年度—保管期限分类法:就是将同一年、同一保管期限办理完毕的文件,按归档时间的先后顺序写件号(也可先用铅笔编号,以备年终调整与变更)。

这种分类法易学、易掌握。只要将同一年度、同一保管期限的文件进行有序排列和编号,就能达到分类的目的。需要说明的一点,“年度”是以文件形成的年度,不再考虑“针对年度”的文件,保管期限就是所属文件的价值界定,属永久保存的文件就归永久类,属定期保管的文件就归定期类,以突出本单位主要职能活动和工作的文件本身的价值。

年度—保管期限分类法,适用于较小的和文件较少的单位。如:工、青、妇、科协和县级事业单位的档案的分类整理。

②年度—机构(问题)—保管期限分类法:就是将办理完毕的同一年度,同一内部组织机构(或问题)和同一保管期限的文件按机构内文件的重要程度和事由的顺序进行分类编号的方法。(也可用铅笔先编号以年终整理或调整)。

各单位在选定分类方法上,要根据各自单位文件的多少,内部机构的多少来决定文件的分类方法。以上的年度—机构(问题)—保管期限分类法适用于较大部门和文件多的单位的分类。如:组织部、政府办、县委办、人劳社保局、财政局、文教体育局等部门的档案分类整理。

应当注意的是,在文件分类前,单位文档人员应根据实际情况编号制分类方案。它的作用就是在确立分类法的基础上,标列各级类目名称,固定全宗分类体系的分类纲要。各机关单位都必须编制切合实际的分类方案,并且保持相对稳定。

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