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文件管理&文件分类

如果你的电脑里有很多图片，文档以及其他的文件，它们可能会非常杂乱，你找的时候很不方便。所以，为了自己使用电脑的方便，最好按照下面的方法合理整理、分组你的文件。下面的介绍是以 Windows 操作系统为例，不过，这种方法同样适合其他的操作系统：

1. 了解容易混乱的几个地方 
   首先需要了解系统中最容易变得混乱的几个区域，这样你才能开始有针对地整理。在 Windows 中，通常比较混乱的区域是：
   • 桌面（Desktop）
   • 我的文档（My Documents）
   • 系统中用户的文件夹（X:Documents and SettingsXXX）
   • 个人下载目录(X:Downloads)
2. 找到并删除你不再需要的文件
   使用电脑时间长了以后，有很多文件是你不会再去使用的，把你确定不再使用的文件删除掉。
3. 把通用的文件存放在一个大的目录
   例如，使用“我的文档”，或者自己新建一个文件夹，把所有同类的文件和文件夹放在这一个大的文件夹内。这样方便备份和查找。
4. 创建其他一些目录分类存放文件
   根据自己使用的习惯和要求，创建一些有意义的目录，这些目录分别存放相应分类的文件（夹）。例如，你可以在磁盘根目录或者某一个总的文件夹内，再创建“工作”、“个人”、“朋友”、“家庭”等分类。你也可以按照日期和时间，相关的人、活动事件，文件类型，地点等等分类。只要让目录看起来更容易识别，方便你找到即可。
5. 创建子目录合理存放文件
   在已经分好类的文件夹中，如果文件还是很多的情况下，要尽量根据文件的属性，创建一些子目录，然后把相关的文件分别存放到子目录中。创建子目录要注意的问题是，不要创建层次很深的目录结构，这样反而会使查找更困难。
6. 对整理的文件进行排序
   有的时候，你的文件名可能是一些毫无意义的名字，例如，你从网上下载的歌曲名称，有时候会是一些毫无意义的数字。通过排序和重命名，重新整理文件夹中的文件，使他们看起来更整洁，一目了然。
7. 整理你的快捷方式
   电脑使用时间长了以后，在“桌面”、“开始菜单”和“快速启动”栏里会有很多很乱的快捷方式。这些快捷方式你不可能都需要吧？在“快速启动”栏里只需保留你最常用的几个快捷方式（例如：internet，我的文档，word，excel）。把其他多余的快捷方式从“开始”菜单中拖到桌面，然后，在桌面新建一个文件夹，存放桌面上的所有的快捷方式。打开这个文件夹，删除不需要的快捷方式，只保留常用的。这样，你的桌面和开始菜单看起来或更清爽，反应速度也会更快。
8. 最重要的一点
   在你下载文件或者新建文件时，不要图方便，都放到了桌面。确保你把它们都放在了有意义的文件夹中，这样才能避免混乱，保持电脑的整洁有序。

文件分类方法

某互联网公司技术经理，其文件第一层主要分为：个人、工作、学习、工具，在工作文件夹下面根据工作类型分为项目、日常、管理。因为该技术经理的主要工作是围绕项目展开，所以项目下面再根据项目名称进行分类；除项目工如图作外，还有日常性的工作，例如服务器维护、内容管理系统维护等内容，管理是该技术经理在公司的另一个角色，涵盖了制度、流程、考核等内容。当然在个人、学习、工具文件夹下面都有相应的再分类。

个人文件命名体系

谈到文件命名，你可能会有疑问，这谁不会啊！是的，好像谁都会，可是有几个人能做到科学地命名呢？通常是随便起个名字，就存到某个地方去了，结果造成想找到的时候变得非常困难。当有一个公司人想寻找公司ERP系统的项目总结报告时，他用“项目总结报告”去搜索，找出了数百个以“项目总结报告”命名的文件。到底哪个是ERP系统项目的总结报告呢？他需要一个个地打开这些文件夹去确定，这就是因为没有采取合适的命名造成的问题。

在这个提倡合作的年代，一个非常普遍的现象是：一份文档往往要经过多人修改，最后发送出去的应该是最终修改稿，而实际情况是，经常发送出去的是其中的某个中间稿，甚至是初稿，这样的结果，轻则会 导致重复劳动、工作效率低下，严重的甚至会泄漏商业秘密，造成不应有的损失。

文件的命名工作是一项基础性的工作，简单但不容易坚持，如果能长期坚持下去就可以明显地提升工作效率。文件命名工作的前提是要确定命名的方法和规则，要根据你的工作类型和习惯确定。

下面我们来分享一下某家公司的命名规则：

公司文档命名规则：公司简称-纬度-文档名-日期-版本号，如：KMC-咨询-质量控制-20090318-1.5，意思是KMC公司咨询业务单元质量控制文件，定稿于，版本为1.5.

公司项目命名规则：年-项目号-客户号-项目名-日期-版本号，如：2009-006-上海世博会组委会-国外市场拓展项目媒体组织-20090416-1.0，意思是该公司2009年第六个项目，上海世博会组委会的海外市场拓展媒体组织，定稿于，版本号为1.0.

与公司文件命名相比，在个人文件的命名上，可以更简单一些。除了要给自己的工作文件命名，每个人都会从不同的渠道（网上下载、朋友间的共享）得到不少文件，根据文件类型不同采用不同的命名方法。对于工作需要的文件，如果公司有命名规则就按照公司的规则执行，如果公司没有命名规则就根据自己的规则执行。对于自己收集的文件，则要根据自己的文件命名规则执行。

某出版社编辑对下载的文件，按照一下的方式命名：“标题-机构（或者作者）-分类-类型”，例如他下载的德勒公司演示文稿的模板，是一个ppt文件，他的命名方式是“ppt模板-德勒-个人工具-ppt”，从分类方法上看，他是将ppt模板作为个人的工具，文件的类型为ppt.

以上的方法其实都很简单，你只需要花两个小时的时间对于自己经常接触和使用的文件进行简单的分析，就可以规划处你的文件夹层次，制定出适合自己的命名规则，而难度仅仅在于如何能坚持下来。在日常工作中对文件进行命名，这看起来比较烦琐，但如果长期上看，这是最有效率的文件管理方式。

举个例子说明，很多人从网络上下载许多mp3的歌曲，但由于互联网上的歌曲大部分是根据文件上传的时间自动命名的，所以根本看不出到底是什么歌曲和内容。例如笔者在百度上搜索罗大佑《光阴的故事》，在下载后文件名是416d44cee9bf65b4baf77b3.mp3,估计直接保存后没有人能看明白这是什么歌曲，这个时候我就将它的名字修改成“光阴的故事-罗大佑-mp3.mp,加上mp3文件后缀的目的是我要区分这是什么类型的文件，是一个mp3文件还是一个《光阴的故事》的歌词。当然你也可以用文件名的后缀去区分，但从方便使用的角度说，前者效率更高。

请一定要记住，在你下载文件或者新建文件时，不要只图方便，否则你今天的一时方便会带来明天使用时无穷无尽的麻烦，所以请勤快一些，这对于个人知识保存来说极其重要。

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一、在头脑里把文件的出处（含文件字头和编号等）、用处、保管期限等简单过一下。然后用一小本子记下来。

二、按照文件出处分类。这样找起来也方便一些。若某些文件有补充的材料也一并归入该文件之中。

三、按照文件的用处分类，这种分类方法呢不太恰当，因为你在工作中一般情况下不可能只想到某个人的工作去向之后再去找相关的文件吧，所以我建议不是特别重要的文件的话，完全不必采取这种分类方法。

四、按保管期限分类。这也是一种不太适合你现在工作的文件分类方法。这种方法一般用在涉及国家机密的文件分类方面。

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ps：大量文件移动后会产生大量的磁盘碎片，最好碎片整理一下。