邵珠庆の博客 生命只有一次,你可以用它来做些更多伟大的事情–Make the world a little better and easier

2610月/080

工作邮件的行为艺术

世界上很多事情做起来都很容易,但是要做到尽善尽美却非常的难。写邮件也是这样。信息时代商务人士每天要阅读的报告和邮件非常多,如何使自己的报告或者邮件能够获得足够的注意,是一件需要技巧的事情。

 

指导原则是条理清楚、突出重点、明确责任人;替阅读者考虑,让他最快最方便地获得需要关注的信息,只有这样他们才能更好的配合你的工作。这里再一次体现了“予人方便,自己方便”的中国古训。

 

具体的技巧:

1、  邮件主送相关人员和需要配合人员,抄送他们的主管和领导;

2、  用不同颜色高亮要感谢人员;

3、  尽量在邮件正文完成内容,少用附件,以方便阅读;

4、  不同内容部分用下划线等分开,做到模块清晰;

5、  多用图形或表格替代文字;

6、  对问题的描述要有历史情况,便于阅读者了解以前的情况;

7、  对于遗留问题要明确责任人和处理时间点;

8、  需要反馈信息的可以通过邮件终端的功能来提醒对方反馈;

9、  不管有多少内容,一定要归纳为不多于4个要点,不能发在4个要点之内的一概用“其他”代替。

不论做什么事情我们都要搞清楚为什么要做这件事情,并在做事的过程中坚持正确的方向。这样才能让我们的工作快速而富有成效。

我们电子邮件的目的是什么?

我们为什么要写电子邮件?前面说过的沟通是只是一方面原因。如果只是为了沟通,为什么不选择电话、面谈等形式而一定要通过电子邮件呢?我认为这些问题都可以从沟通方式的用途和适用范围来解释。

电子邮件的用途当然最主要的作用就是用于沟通,但同时因为它的书面形式,因此能够体现出比较正式的态度,以及成为某种意义上的“记录”或“证据”。“电子邮件”的适用范围,我将主要通过各种沟通方式在即时性、交互性、正式性这三个方面的简单对比来体现。

在我们的日常工作中常使用到的沟通方式有以下几种方式:对话、会议、电子邮件和书面沟通。这里所说的“对话”是指不产生记录的交谈。包括电话、面对面交谈等形式(语音为主要形式);既包括两人之间的,也包括多人参与的。“会议”是指由记录产生的交谈,同样在形式(语音为主要形式)和人数上并没有严格限制。“电子邮件”主要是指利用电子邮件为主要载体进行的以书面形式为主的沟通方式。“书面沟通”是指以正式的文档为主要形式的沟通方式。

  • 对话:即时性强、交互性强、正式性差
  • 会议:即时性强、交互性中、正式性强
  • 电子邮件:即时性中、交互性中、正式性中
  • 书面沟通:即时性差、交互性差、正式性强

从上面的列举我们就能看到电子邮件这种沟通方式的自身特点。我们很容易看到,“电子邮件”适合用来进行比较正式的非紧急事件的不复杂的沟通

这里值得注意的是“即时性”通常都是需要以牺牲双方时间支配的自由度来获得的,因此沟通成本较高。而“正式性”越强对双方的约束力越大。同样,大家也可以通过选择几种沟通方式的组合来进行更切合实际的沟通。例如,我想发起一个紧急事件的比较正式的沟通,我可以通过“电子邮件 + 对话”的方式来达到目标。说得更明确一点,就是先发邮件,然后马上通过电子邮件进行进一步的沟通。

写工作电子邮件要注意些什么?

工作电子邮件本身就是一种半正式的沟通方式,因此写工作电子邮件最首先要注意的就是保证电子邮件“简单、明了”。下面的一段文字是我引用的 baidu.com 上面搜索到的结果。

每一个人的时间与注意力是有限的,电子邮件的内容愈精简愈好,不仅可以节省自己的时间,更能吸引收件人的注意,提高响应的机率,否则你的电子邮件就会成为对方 90% 的删除名单之中。你必须利用最小的空间、最少的文字,传递最多、最重要的讯息,而且必须更容易阅读,节省对方的时间。

该怎么做呢?信件的文字必须限制在 3 x 5 英寸的空间范围内,大约是一张照片的大小。为什么是这样的数字?因为对于接收讯息的人来说,这样的空间可以让他们在 2 到 3 秒钟的时间迅速浏览全部的内容,不需要卷动画面。

你该如何利用这有限的空间写电子邮件的内容?

  • 每一封电子邮件的内容大约在 8 到 12 句的范围内;
  • 超过 20 个字就应换行;
  • 如果超过 3 行必须空行;

“最容易阅读、理解、与回复的信件,最吸引我的注意。”这是詹森在进行“追求简单”的研究计划时,一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。

怎样来写工作电子邮件?

我们在这里谈的是“如何写”的问题,因此这里谈到的邮件都是我们自己撰写的、要发送出去的电子邮件。在开始说“如何写”之前,让我们先把日常工作中要写的电子邮件进行简单的分类,通过分类来归纳各种邮件的特点。那我们发出去的邮件可以分成哪几类呢?我觉得按照“反馈”的方向可以分为三类:

  • 向收件人提出要求,向发件人要求提供反馈的电子邮件(要求别人向我提交反馈);
  • 根据收件人要求,向收件人反馈信息的电子邮件(向别人提交我的反馈);
  • 通知性的邮件,并不要求收件人反馈意见(告知大家,不需要反馈)。

大家都知道“5W1H”的基本原则,但对于撰写第一类工作电子邮件来说,应该是具体到以下几个内容:

  • 事情的背景信息,包括事情的简要经过、该项工作的意义和价值……
  • 目前的问题
  • 需要收件人完成的工作和需要收件人提交的反馈信息清单
  • 你的要求(进度、质量、成本、……),也就是你期望得到的结果是什么样的
  • 你的建议(告诉员工完成工作时应该遵循的基本准则),你能提供的资源,以及你能提供的帮助(对于不同员工,应该有不同的支持方法。在《读书时间 – 20060826》里引用《肯·布兰佳眼中的最佳领导方式》的部分有所描述~)

第二类工作电子邮件应该具体到以下几个内容:

  • 相关事件的发展情况
  • 反馈信息清单中要求的反馈信息
  • 遇到的问题和采用的解决方案
  • 未完成事宜及原因

第三类工作电子邮件应该包含以下内容:

  • 背景描述
  • 遇到的问题
  • 采取的办法和原因
  • 反馈联系人(我们不要求提供反馈,但如果有反馈的话,应该提供反馈的接口)

邵珠庆推荐文章

博文加载中...

发布在 邵珠庆

评论 (0) 引用 (0)

还没有评论.


Leave a comment

*

引用被禁用.