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107月/130

项目经理问:我怎么有做不完的事情 – 事件篮方法

如何管理好自己的时间

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时间管理,本身就是一门艺术。时间是最公平的,每个人的时间都是一样的。如何在相同的时间里,做出不同的事业,这就是个人水平的体现。

一、     故事

这里先讲一个故事。故事是抄来的,我修改了其中的一部分,使其更贴近我要说的主题。

有两个和尚他们分别住在相邻的两座山上的庙里。左边的山上住着瘦和尚,右边山上住着胖和尚。这两座山之间有一条溪,于是这两个和尚每天都会在同一时间下山去溪边挑水,久而久之他么变成为了好朋友。两个和尚都喜欢游泳。胖和尚经常在挑水的时候,顺便游上那么一会儿,而瘦和尚却极少在溪水里游泳。

不知不觉五年过去了。有一天,瘦和尚竟然没有带扁担来挑水,而是直接在溪里面游泳。胖和尚很纳闷,就问瘦和尚,你今天不挑水,怎么有水喝啊。瘦和尚说,这五年来,我每天做完功课后都会抽空在庙后面挖一口井,即使有时很忙,能挖多少就算多少。如今终于让我挖出井水,我就不用再下山挑水。现在我终于可以放心的游泳了。

于是,每天瘦和尚都可以自在的游泳,而胖和尚还是只能游一会儿就得挑水回庙里。突然有一天,两座庙同时失火了。瘦和尚很快就用井水把火扑灭了。而胖和尚还得跑到溪里面去挑水灭火,结果火灭的时候,庙已经烧掉了一大半了。

接下来,胖和尚每天除了要安排时间挑水,还得花大部分时间去修补破庙。而瘦和尚在游泳之余,还潜心书画。故事完毕。

二、     重要度/紧急度

故事说完了,我们再来重头分析做事情的顺序。

根据重要度和紧急度来区分事件,是一个非常常用的方法。但是,到底什么叫重要,什么叫紧急呢?

重要的事情:对以后的工作生活、对以后的发展等,会产生明显的影响的事情,对目标的达成有显著推动的事情。

紧急的事情:需要立即处理的事情。

 

 

 

我们按照以上的象限图,来说一下事件的重要度和紧急度。

4:即不重要,又不紧急的事情。

即不对以后会产生重要的影响,又不是立即需要处理的事情。类似于和尚的游泳事情。此类事情,一般都是些兴趣爱好,或者受人之托,或者偶然的想法。

3:紧急不重要的事情

只是立即需要处理,但是并不会对将来产生重要影响的事情。类似于和尚的挑水,每天必须做,不做不行,但是做了也就是解决当前问题

2:重要不紧急的事情

不是当前必须要立即处理的,但是对以后会产生深远影响的事情。类似于瘦和尚的挖井,不挖也没事,但是一旦挖成功了,后面就可以不挑水了。如果当前有明确的目标,这类事情可以是对目标达成有明显帮助的事情。

1:重要紧急的事情

当前必须处理,不处理会立刻造成很严重的后果。类似于和尚们的庙失火,不立刻救火,就没有住的地方了。

三、     分类处理

以上的四类事件,该如何分别处理呢?

很显然,最优先做的,是做重要紧急的事情,我想这谁都知道。而且这类事件,一般都是很容易标识出来的,也是非做不可的,人们一般都不会忘掉。

但是,并不是所有的事件都是重要紧急的。重要紧急的事件,一般都是救火类的事件,也就是说,是因为工作不好,或者一些意外造成的。那么,我们的正常工作中,充满了其他三种类型的事件,又应该如何各自的时间分配呢?

同样很显然,不紧急不重要的事情,尽量不要做。但是这个说起来容易,做起来却不容易。因为这类事件既然列出来了,就会有其诱惑性。例如很多人喜欢看电视,喜欢打游戏,喜欢看小说等等。就算在工作中,这类事情也是每个人都喜欢做的事情。很多项目经理会安排自己去编码,就是因为技术出身的,往往就喜欢去编码。所以说,这类事情,需要克制住,一定要克制住自己去做不重要不紧急的事情的冲动。

那么,剩下的2和3,需要怎么处理呢?

一个很普遍也很正常的理解,就是先做紧急不重要的,再做重要不紧急的。

坦率来说,这个想法也很正常。既然事情很紧急,那么我当然需要马上处理。重要不紧急的事情,等有空再说吧。

其实,很不然!

紧急不重要的事情,往往都是些日常的工作,都是或者都是些助人为乐的工作,容易做,周期又短,对将来不会造成多大的影响。也就是说,做了最好,不做也影响不大。但是,重要不紧急的事情,一般都是对将来会造成影响的事情,这类事情,往往都是不愿意做、周期长、难做的事情。

打个比方吧。项目组的新人比较多。项目经理需要整理一份技术培训资料,给新人们集中培训。这个就是重要不紧急的。而新人们有时候碰到问题,就直接跑来找项目经理求助,项目经理需要去帮他们解决问题,这就是紧急不重要。

如果项目经理频繁的打断手头上的事情,去帮新人们解决问题,则技术培训资料迟迟无法做出来,那么新人们的问题就会层出不穷,绵绵不断。这个就是个恶性循环。

如果项目经理能够果断的先出培训资料,争取早日把培训做起来,则问题会逐渐减少,这就是个良性循环。

还有一个更生动的例子。假如你在洗澡,满身都是泡泡,这个时候听到来了一个电话。接电话就是紧急不重要的事情,如果你去做了,结果就是满地的肥皂泡泡要打扫,就造成了一堆的紧急不重要事件。

所以说,要想把时间控制在自己手上,最需要做的事情就是:

重要不紧急

这类事件,周期长,难度大,所以需要日积月累的去坚持。这才是解决问题的王道。

四、     疑点分析

很多人都会说,说起来容易做起来难。我们来分析几个疑点的地方。

1.      紧急不重要的事情层出不穷,怎么办?

还是用刚才那个例子,如果新人们的问题不断,我总不能放任不管吧。

其实,就算你不立即去帮他们解决问题,他们也只是郁闷一阵子而已。这种时候,可以让他们先把问题都整理出来,整理清楚,并尝试着自己解决。然后在某个固定的时间段内(例如每天下午2点到3点之间),你集中帮他们解决即可。或者可以把解决问题的事情分摊在项目的其他几个技术高手身上。

2.      一下子又做不完的事情,总是没有动力去做。

这类事件,一般都不是立马见效的。需要制定一个长期的计划,每天都安排固定的时间去做。不管多少,要保证每天都有进展。

3.      我喜欢做的事情,就没时间做了啊。

    相信我,只有把重要不紧急的事情做完备了,才会有更多的时间去做你喜欢做的事情。瘦和尚挖井成功了,就会有更多的时间游泳了。

4.      不做重要不紧急的事情,不也是一样的嘛。

    防火和救火的概念。如果只是做好当前的事情,每天做好紧急不重要的事情,那么一旦出现意外,则会造成更严重的后果,以后的事情都会变成重要紧急的。如果不把时间掌握在自己手上,那么就是每天都在救火状态。

五、     处理流程

以前有一种做法,是每天上午,把要做的事情都列出来,然后每天晚上再把工作都整理一下,看看哪些做了,哪些没做。现在信息化社会,每天都会面临大量临时发生的事情。所以,现在可以用“事件篮”的方式来做。

现在开始,你准备一个“篮子”。这个篮子,可以是一个便签,也可以是一个小软件。作者用的是outlook的“任务”工具,这个可以和windows mobile手机同步。其他的工具也一样,只要能随身带着就行。

一旦你接受到一个任务,或者发现要处理的事件,先扔进“事件篮”里面。这个就像编码的时候发送消息到消息队列一样,不是同步处理的,也就是说,不是立即处理,再紧急也不是立即处理。

扔进去之后,判断这个事件是不是“重要紧急”。如果是老板喊你,或者工厂失火等重要紧急的事件,那么立即放下自己手上的活,去处理。

如果不是“重要紧急”的事情,那么就先让它在“事件篮”里呆上一会儿吧,专心把你自己当前在处理的事情做完。

做完了当前的事件,回顾你的事件篮。如果还有未识别的事件,则识别一下,按重要度很紧急度标识上。然后,看看你今天的重要不紧急的事件有没有处理,如果没有处理,则优先处理重要不紧急的事情。

经常性的,例如每周,都回顾一下自己的事件篮,把各个事件的重要紧急度重新识别一下。

六、     经验

好记性不如烂笔头

不要以为自己的大脑有多狠,事情一多肯定会乱掉。设置合理的提醒机制,提醒你开会等定时的事情,会让你少很多心理负担。

不要同时做两件事情

    不要把自己当作CPU。同时做两件事情,结果是没有一件能做好。完整的做完一件事情之后,再去找其他事情做吧。不要总是被打断工作,有些事情不立即处理,是不会有什么坏处的。

要找出“重要不紧急”的事情

    很多需要被人推着走的人,是找不到“重要不紧急”的事情的。对于项目来说,经常的去识别风险,经常去想想项目可能会碰到的问题,提前预防,这都是“重要不紧急”的事情。千万不能任其自然发展,等到出事的时候,就是到处“重要紧急”的事件了,就疲于奔命了。

认准目标

识别“重要不紧急”的事件,最重要的标志,就是对终极目标是否有利。远大的目标,永远是大于眼前目标的。如果只是看准眼前目标,那么永远找不到“重要不紧急”的事情,或者永远找不对。

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