Worktile v5.2.0 更强大的角色管理,权限控制及角色审批
Worktile v5.2.0迎来一系列重大更新。本次更新主要包含以下三点:
1.新增角色管理:自定义系统角色、权限和数据范围;
2.更精细的权限控制,自定义项目、日历、网盘操作权限;
3.新增角色审批,分条件审批流程,让企业审批流程更可控。
一、新增角色管理 :自定义系统角色、权限和数据范围
什么是角色?
在各行各业的不同企业中,面对不同的职能、岗位和业务线的要求,需要配置不同的角色、权限,以及数据范围。
一般情况下,企业成员的操作权限、查看数据范围是通过角色来控制的,例如企业所有者具备最高的功能权限,可以查看公司全部资源,而普通成员只能操作被限定范围内的功能权限和数据。
在Worktile中,系统预定义了企业所有者、管理员、部门主管、成员4个默认角色,同时还根据职务预置了财务、出纳、客服、采购、人事、行政、HR等角色。在角色管理模块中,企业可根据公司实际职能、岗位、业务线需求设置相应的角色,并为其配置相应的角色成员、权限和数据范围。
如何进行角色管理?
1. 新建角色组、角色,并添加角色成员
点击“新建角色组”创建新的角色组,然后在角色组下添加相应的角色。设置好后,添加角色成员。企业成员可以被赋予多个角色,若一个成员归属于多个角色,则此成员的权限为所属角色具有的权限合集。
为了更好地帮助企业进行角色权限配置,系统预定义了企业所有者、管理员、部门主管、成员4个默认角色,同时还根据职务预置了财务、出纳、客服、采购、人事、行政、HR等角色。除了默认角色中的“所有者”的权限和数据范围默认为全部且不可修改,以及部门主管仅显示角色成员外,其余角色权限皆可修改。
默认的角色:所有者、管理员、部门主管和成员,具体说明如下:
- 企业所有者:仅限1人,具有企业最高的功能权限和最全的数据可见范围;
- 管理员:可设置多名员工,可设置其对应的功能权限,默认情况下具有大部分功能操作权限和本人相关的数据范围,可按企业所需自行编辑修改;
- 部门主管:仅显示出企业组织架构中已设置的“部门主管”。如需添加“部门主管”,请到【成员管理】页面,在【编辑部门】中设置“部门主管”,设置完成后信息自动同步;
- 成员:系统默认角色,设置除了所有者、管理员、主管外的企业成员应有的基础功能权限和数据可见范围。
系统按照常见的“职务”预置了部分角色,如财务、出纳、客服、采购、人事、行政等,按照“区域”预置了东区、西区、南区、北区、华中区,企业可增删改此类角色,并根据自身所需,配置相应的角色成员、功能权限和数据可见范围。
Tips:
1. 若一个成员归属于多个角色,则此成员的权限为所属角色具有的权限合集;
2. 系统默认角色“企业所有者”仅有1人,如需更换企业所有者,需要在企业后台【企业设置】页面中通过【转让企业】来更换。
2. 设置不同角色的功能权限范围
添加完角色成员后,可继续配置角色对应的功能权限。此处的功能权限包含系统所有的基础功能权限、应用管理权限以及其他后台模块的管理权限,勾选权限并保存即可设置成功。
Tips:
1. 角色功能权限的详细说明,请戳链接:角色管理
2. 在功能权限中配置了审批、考勤、销售、简报的操作权限后,同时应配置一下此角色可操作的数据范围。
3. 设置数据的查看、管理范围
在设置了角色的成员、权限后,还可以针对审批、考勤、简报、销售等OA应用来设置该角色的查看、管理数据范围。
通常,企业数据面对不同职务的员工需要有不同的数据查看、管理范围,如销售总监可以查看全部销售、客户、合同的统计,但是销售组长只能查看本组成员的数据,而普通的销售人员仅能查看与本人相关的数据。
通过设置角色的数据查看、管理范围,可以有效地解决这类问题。常见的查看数据范围主要分为:本人相关、本部门、本部门及下属部门、全部。除了企业所有者外,其他所有角色默认的数据范围均为本人相关,可根据不同角色自行调整修改。
设置范围后,在产品中查看简报、销售、审批、考勤数据时,不同的角色仅能查看、管理所设定范围内的数据。
- 本人相关:仅限于本人创建、参与的数据;
- 本部门:本角色可查看用户所属部门数据;
- 本部门及下级部门:本角色可查看用户所属部门,及其子部门数据;
- 全部:本角色可查看全公司的数据。
二、更精细的权限控制,自定义项目、日历、网盘操作权限
一个进行中的项目,不同的成员常常需要具备不同的操作权限,比如项目管理员需要具备项目最高权限,而有些成员需要具备任务相关的操作权限,另外一些成员只需要能查看即可;在企业网盘中,通常不同的成员需要具备不同的管理、编辑、上传、下载、只读权限。
不同行业不同企业有各自的需求,在本次产品升级中,Worktile 支持了更精细化的权限控制,支持自定义项目、日历、网盘权限,根据需要添加权限,然后在项目、日历、私有文件夹成员中配置成员相应的权限。
下面我们将以【自定义项目权限】为例,展现本次更新后Worktile 所具备的更加精细化的权限控制。
自定义项目权限
1. 如何自定义项目权限?
进入后台任务应用设置,点击“权限设置”,在此,企业可新建、编辑、删除项目权限。在【新建权限】页面勾选对应可操作的权限,企业即可根据业务需要配置项目成员所需的权限。
在项目权限列表中,系统预置了管理、编辑、只读的权限,“管理”权限为项目最高权限,包括项目的删除、归档、成员增删等;“编辑”仅限于对任务的操作权限;“只读”仅限于查看、评论任务。
其中“编辑”权限默认为成员初始加入私有项目时的权限,管理者可自行调整“编辑”所应具备的操作权限。
2. 如何在项目中配置成员不同权限?
在项目中,打开【项目设置】,在【成员管理】页面对每个成员配置相应的权限,如下图所示。配置完成后,项目成员仅能进行各自权限限定范围内的任务操作。
同理,【自定义日历权限】、【自定义网盘权限】同【自定义项目权限】,可在后台自定义权限,可在日历、文件夹设置的【成员管理】中给成员配置相应操作权限。
三、新增角色审批,分条件审批流程,让企业审批流程更可控
分条件审批流
进入企业,选择【应用管理-审批】,点击【模板管理-审批人设置】。审批流程分为自由流程、固定流程、分条件审批。
- 自由流程:企业成员可自行添加相应的审批人;
- 固定流程:企业成员需按照规定好的审批人流程进行审批;比如企业固定报销流程为“张三—李四”,设定固定流程后,企业成员填写审批单时,审批人已默认设置为“张三—李四”,且成员自己不能修改;
- 分条件审批:当表单包含以下类型字段时才可以使用分条件审批:「数字字段」、「下拉选项」;申请人提交的表单会根据相应字段进入对应的审批流程。
Tips:
1. 若审批环节中某角色有多个成员,则到此角色审批环节时,会审批单会通知对角色中所有人。当角色中的任意一人同意或拒绝,则此审批环节完成;
2. 部门主管为特殊角色,多次点击时会按层级叠加显示。1级主管=申请人所在部门主管,2级部门主管=申请人所在部门的父部门的部门主管,以此类推。
若审批环节中某部门有多个主管,则到此审批环节时,此审批单会通知该级“部门主管”中的所有人。当任意一个主管同意或拒绝后,此审批环节完成。
角色审批
角色可以帮助企业规范审批流程,提高流程处理速度,减轻管理员后台配置的负担。预置好审批角色后,工作流程可在审批流程中固定下来,人员离职变动等,流程也无需再单独修改。同事,因为审批流程已设置好,并且清晰直观,即使新人不熟悉流程,也可直接提交审批。
预置知会人及通知方式
在本次升级中,还新增了预置审批知会人,可选择具体员工或者角色为知会人,如某些与财务相关的流程必须知会 法务[角色]或 财务[角色]。
设置后,申请人提交此表单时,表单中会默认添加好后台预置的知会人,无需申请者手动添加。这样,即使相关流程知会人的职务发生变化时,流程也无需再维护修改。
此外,知会的通知方式分为三种:仅全部同意后通知,仅发起时通知,发起时和全部同意后均通知,企业可根据需要自行设置调整。
Worktile Web v5.2.0 其他更新内容如下:
1. 审批同意或拒绝时可附加审批意见;
2. 审批新增审批汇总功能;
3. 全局项目分组,设置后可同步至所有企业成员。
Google Analytics细分功能大升级:更强大更好用
Justin Cutroni早在7月份就发布了博文介绍了升级后GA细分功能: http://cutroni.com/blog/2013/07/16/google-analytics-segmentation/。可以说这次细分功能的升级将是GA有史以来非常重要的一次升级。这些更新将在未来几个月内对所有使用者逐步开放。如果大家觉得GA有哪些地方不好用或是有一些新的需要,可以直接在Justin的博客后边发布你的意见或建议,通常他都会给你回复。
下边我们将从Justin的视角去了解一下更新后的细分功能:
细分功能可能是网站分析工具中最重要的功能。不细分,毋定死。这也充分说明了细分的重要性。通过使用升级后的Google Analytics细分功能,你可以创新性地对数据进行细分分析。
下边我们将具体看一下GA细分功能的升级点及其在网站或APP分析中的应用。
Google Analytics细分新功能:
这一次GA的细分功能和之前相比主要有以下三大方面的不同:
1.真正的用户细分 高级细分功能将支持真正的用户细分。这意味着Google Analytics将可以把访问一个网站或者使用一个应用程序的人群明确细分开来。这也意味着我们将可以进行群组分析(把在某个时间段内具有同一特征或同一行为的用户细分出来进行分析,比如,在一月份第一次访问过analyticskey.com网站的用户。注:这里把cohort译为群组,以方便理解,后期GA的官方中文说法可能会有些不同)。
要注意的是,因为用户细分的数据是需要后台实时处理的,这是一项较大的工作,为了保证数据可以快速显示,这里对用户细分是有一定的限度:你最多只能把用户细分应用于90天的时间范围内。
2.顺序过滤器 这同样是一项非常大的改进。现在,我们可以实现真正的用户细分,我们可以跟踪同一用户在多个会话中的行为。例如,你可以创建这样一个细分:点击了某个广告系列并在一段时间后购买了产品的用户。
3.界面升级 更整洁更符合操作逻辑的界面。一些高级用户可能认为界面过于简单化了,原来有的一些功能变得不太好找,但实际上原有的功能仍然保留了下来。新的界面将方便大家更容易创建和管理一些常用的细分。
升级的界面如下图所示。
下边我们将深入了解一下新升级的细分功能。
了解用户细分、访问细分和Hit细分有什么不同
用户细分将返回所有与该用户相关的数据。这意味着这包含了该用户在你的时间框架中产生的所有访问数据。你可以针对用户、访问或Hit设置限制条件。
例如,我可以创建一个基于收入(Revenue)的用户细分,我想看到所有产生了500美元的收入的用户的数据。在这个条件设置里,收入(Revenue)这个指标的限制条件将应用于单个用户。
里边的某个用户可以在经过多次访问产生的收入才超过500美元,而另一个用户在一次访问中产生的收入就超过了500美元。这个细分会把这两类用户的数据都包含在一起,因为这批用户中每一个人产生的收入都超过了$500。
访问细分将基本访问返回所有符合过滤条件的数据。这与现在存在的功能相同。
现在我们从访问的角度来看看同样一个例子。如果我们创建了一个基于访问的单次收入大于$500收入的访问细分,GA将匹配找到所有满足该条件的访问,并返回所有相关的数据。
最后,还有一类Hit级别的细分。这在某种程度上,也类似于我们今天所使用的Google Analytics。你可以设置一个Hit级别的条件,比如综合浏览量或事件,系统将会返回所有与这些浏览量或事件相关的访问的数据 - 而不只是返回那些符合条件的浏览量或事件数据。
创建简单的分类
现在我们大概知道了不同类型的细分之间的差异,下边让我们创建一些简单的分类。
导航的左侧部分提供了一个维度组的列表,你可以从中找到一些最常见的维度或指标。例如,在电子商务(Ecommerce)的组里,你可以找到下边这一些常见的维度(比如产品Product和产品类别Product Category)与指标(如收入Revenue)。
这里的每个指标或维度都是有相应的条件逻辑的。这与之前我们经常使用的高级细分的设置比较相似。另外这里还有一个地方要输入细分条件的值。
对于指标来说,你可以把条件选项应用于用户或会话。通过下拉菜单可进行选择。
我们要创建的是一个用户收入超过$500的细分。首先要把这个细分应用到用户级别,然后再设置合适的条件数值,在“收入”(Revenue)字段中输入500。
请注意,当添加一个条件时,在界面右侧将会有相应的汇总显示。
如果要在这个细分中添加额外的条件,需要进入到另一个维度组并添加条件。
比如要在这个细分中添加一个地理位置的条件,需要点击人口统计组(Demographics),创建一个条件:仅包括来自马萨诸塞州(Massachusetts)的访问。
现在创建好了用户细分群组是,来自马萨诸塞州并在网站上花费超过$500的用户。
我可以把这个细分应用于少于90天的时间范围内。
另一个要注意的事项是:使用选项链接(Option)你可以把这个细分应用到到任何其他的你常用的配置文件中。旧版的细分功能也有此选项。当然,如果不是很必要,可以仅应用于当前的配置文件。
创建高级细分
现在,我们已经掌握了基本的细分创建方法,下边我们将了解一下较为复杂的高级细分如何设置。高级细分可用于创建包括多个用户条件、多个访问条件或者是用户条件与访问条件的组合条件的细分。
这种细分可以用于衡量在某一段较长的时间段内一个用户的一次访问的行为情况。例如,你想了解一下阅读了你的博客的访问行为是否会影响到一个用户的长期价值。
下边我们将建立这样一个细分。
首先,创建一个基于价值(Revenue)的用户过滤器。然后再添加一个访问过滤器以匹配浏览过博客内容的访次。
这两个过滤器将分两个阶段进行应用。
首先,GA将基于用户过滤器(包括所有这些用户的访问)把这符合条件的用户过滤出来。
然后,GA将再从符合第一个条件(用户条件)过滤得到的数据中选择满足第二个条件(访问条件)的访问数据筛选出来。
这个非常简单的设置可用于回答这样的问题:“我的博客内容有助于推动更多的销售和收入吗?” 在过去这确实是这个不好回答的较为纠结的问题,现在终于有了一个相对完善的解决方案。
这将对于内容营销有极大的促进作用。用原文作者的话说,所有内容营销的粉丝都流口水了吧?
创建顺序细分
顺序细分(Sequence Segments)是GA新的细分工具的另一个高级功能。这里所说的顺序可以是基于不同的访次或是基于同一次访问。这非常类似于再营销功能中所使用的顺序细分。
顺序过滤器可以把按一次的先后顺序浏览了两个页面(不一定要是页面条件,详情可见下边的示例)的用户细分出来。这有些类似购物车中的两个步骤。
细分示例:有些用户进入了购物流程但并没有最终购买。它采用了一个页面条件来表示添加货品到购物车。因为没有达成购买,交易是在会话期间为零。
当你需要查看某两个动作之间的关系或相关数据,可以使用顺序细分。
在GA中创建用户群组
当然在新的细分功能发布之前我们是可以通过配置自定义变量的方法来跟踪和细分用户群组,这是基于代码的方法,实现起来有点麻烦。而现在我们可以直接在Google Analytics中创建基本的用户群组,这是一个巨大的进行。
群组(cohort),就是把在某个时间段内具有同一特征或同一行为的用户。一个群组基本上就是一个包含了某些日期条件的细分。例如,我要看所有在1月份中第一次访问网站的用户的相关数据。 他们在1月份之后有没有回访我们的网站呢,有没有继续产生销售呢?
要查看到这些信息,我们需要创建一个基于用户的第一次访问的群组。GA提供了这样一个新的维度:第一次访问的日期(Date of Fist Visit)。这意味着,我们为可以为第一次访问指定一个特定的日期范围。
注:该群组的日期范围不能超过31天。
当然,在创建其他的细分时你也可以使用第一次访问的日期作为细分的维度。例如,对于一个电商网站来说,通过需要把用户第一次访问的细分与用户产生的销售合并起来。
下边为第一次访问与电子商务的条件相合并的设置方法。
由此产生的数据是这样的:
要注意的是,基于用户的细分只能应用于不超过90天的时间范围内。因此,任何创建的群组使用这种方法最多也只能应用于90天。
另一示例:如果我是一名出版商,我想看一下在特定的月份第一次访问网站用户他们在附后的时间里的行为表现。我可以为每一个月可以创建一个细分(第一次访问的用户群组)并查看每一个群组在随后的时间段中的数据变化情况。
如果对于某一个群组,你要查看的数据的时间段超过了90天,那你可能还得使用自定义变量或事件跟踪的方法来收集和查看数据。
还有一些要注意的事项:我们还不能根据转化创建群组;在GA中还没有第一次转化日期的维度,现在只有第一次访问日期的维度。
细分管理变得更简单
相比于之前,新的界面让你的细分管理变得更加简单。
现在界面提供了过滤功能,你可以直接输入过滤条件快速查找到你之前设置的细分。另外你还可以使用星标标注出哪些是你最常用的细分
若要编辑某个细分,把鼠标悬停在该细分上面,并点击弹出的齿轮工具即可。
小结
这篇文章有点长(作者原话)。我较早前就看到了这个功能的介绍,但因为之前一段时间较忙一直拖着没有把它整理出来。这可能是Google Analytics有史以来最重要的升级之一。用户细分的功能将会改变人们对于的GA使用方式。而且,我们即将进入通用分析的世界,我们将会有更多的数据,因此,更有效地对用户进行细分将显得尤为重要。